Aus der Redaktion

Automatisierungen sind in aller Munde, um manuelle Aufwände zu reduzieren. Denn der Einsatz von Technologien für wiederkehrende Aufgaben verspricht nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Faktoren, die durchaus über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden können.

Da der Begriff jedoch eine breite Palette an Anwendungsmöglichkeiten umfasst, stellt sich die Frage: Welche Automatisierungen sind für die meisten Unternehmen tatsächlich sinnvoll und unabdingbar? Wir werfen insbesondere einen Blick in die Buchhaltung, HR-Prozesse und ins Warenlager.

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Finanzen, Buchhaltung und Ausgaben

Die Verwaltung von Rechnungen, das Einholen von Genehmigungen und die Analyse können zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Automatisierungen bieten hier eine enorme Erleichterung. Insbesondere in den folgenden Bereichen:

• Ausgabenmanagement: Automatisierte Systeme können dabei helfen, Ausgaben zu verfolgen, Budgets festzulegen und Berichte zu erstellen. So können Transaktionen mit Ausgabenmanagement Tools beispielsweise in Echtzeit erfasst, kategorisiert oder genehmigt werden. Auch die Datenspeicherung in einer Cloud kann hier ein großer Pluspunkt sein.
• Zahlungsabwicklung: Automatisierte Zahlungssysteme können Rechnungen automatisch generieren, Zahlungen planen und sogar Mahnungen versenden.

Bestenfalls lassen sich die Systeme in ein Buchhaltungssystem integrieren, was den Abgleich von Zahlungen und Rechnungen vereinfacht und ganzheitliche Analysen ermöglicht. So lassen sich nämlich Berichte sowie Prognosen erstellen und Kostenersparnisse identifizieren.

HR-Prozesse vereinfachen und verbessern

Immer wieder hört man, dass HR-Abteilungen zunehmende Überlastung beklagen. Mit einigen Automatisierungen schaufeln Sie also wertvolle Ressourcen frei und ermöglichen es dem Personal, dort anzusetzen, wo sie gerade gebraucht werden.

Zu sinnvollen Automatisierungen zählen hier:

• Arbeitszeiterfassung: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten digital erfassen, und die Daten werden automatisch in das System übernommen. Damit kommen Unternehmen nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nach, sondern können auch in eine optimierte Personalressourcenplanung gehen. Auf einen Blick lassen sich beispielsweise die Auslastung, Abwesenheiten und Urlaube überblicken.
• Bewerbermanagement: Von der Stellenausschreibung bis hin zur Terminplanung für Vorstellungsgespräche können so einige Schritte automatisiert werden. Dies reduziert den administrativen Aufwand und sorgt dafür, dass der Fokus auf den wirklich wichtigen Aufgaben liegt – nämlich der Auswahl der besten Talente. Denn obwohl viele Unternehmen darüber klagen, immer weniger Fachkräfte für sich gewinnen zu können, nehmen die Recruitingprozesse häufig zu viel Zeit ein. Talente entscheiden sich dann oft für andere Arbeitgeber.
• Freigabemanagement: Häufig verzögern sich Urlaubsanträge und Freigaben, da sie auf dem Schreibtisch von jemandem untergehen. Werden diese hingegen digital gestellt, können die Anträge automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Diese ist abwesend? Das System erkennt es und leitet diese umgehend an den Stellvertreter. Auch Verträge und Aufträge können damit schneller unter Dach und Fach gebracht werden und nichts geht mehr in der Hauspost verloren.

Warenlager immer im Blick

Effiziente Lagerverwaltung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens. Insbesondere, wenn Waren täglich neu ins Lager kommen oder dieses verlassen. Wenn dann etwas nicht rechtzeitig bestellt wurde, können Opportunitätskosten entstehen, die vermeidbar gewesen wären.

Die wichtigste Automatisierung in diesem Zusammenhang? Das Bestandsmanagement! Automatisierte Systeme überwachen den Lagerbestand in Echtzeit und erfassen Ein- und Ausgänge. So entstehen weder Engpässe noch Kosten aufgrund von Überbeständen. Ist dann der Lieferzeitpunkt aufgrund der Berechnungen erreicht, wird eine Bestellung entweder vollautomatisiert ausgelöst oder aber vorbereitet und dem Entscheider zur Genehmigung zugesendet.